書類、スケジュール…etc.わが家の情報管理術

※2018/01/10に「みんなの暮らし日記 ON LINE」に寄稿した記事を編集・転載したものです。

家族のスケジュールといった目に見えない情報や、保険の資料といった普段は表に出さない書類なども、できればキレイに整理整頓したいものです。
でも、なかなかうまくいかないんですよね。
ぴょこぴょこぴさんが実践している情報管理・整理の方法とは?

家族のスケジュール管理

長女が生まれ仕事に復帰してから、とても難しいと感じていたのが、家族のスケジュール管理と夫との情報共有でした。

管理する情報が増える一方で、夫と会話できる時間が減っていく…
以前は、夕食を食べながらいろいろ話をし、予定を共有できましたが、そのような時間が取れなくなりました。

また、書類の量も増え、紙類の片付けも以前より難しくなりました。
子どもがお絵かきや折り紙をするようになってからは、さらに紙が増え、いつもカウンターの上に紙が積まれていました。

さまざまな方法を試して失敗を繰り返して、最近、ようやく家族の予定や書類などの情報の管理がスムーズにできてきたと感じています。

失敗談とともに、現在の管理方法を紹介したいと思います。

わが家には合わなかったファミリーカレンダー

最初に試してみたのが、家族の予定が並列で書き込めるファミリーカレンダーでした。

リビングの壁の見やすい位置にかけて家族の予定を書き込み、これで予定は一目瞭然! と思いましたが、外出先では予定が把握できないことが不便で、次第に書き込まなくなりました。

デジタルとアナログを併用

現在は、カレンダーアプリと手帳を併用しています。

マンスリー手帳は毎月の予定がひとめで把握できること、カレンダーアプリは夫と情報共有できることと、手帳を持っていないときでも予定を確認できることが良い点です。

両方に予定を入れるのは2度手間ですが、今の私にとって併用がいちばん便利なので割り切ることに。

カレンダーアプリの詳細は「夫との情報共有」で詳しくご説明します。

自分の予定の管理

手帳は、マンスリー手帳の他に、別冊でウィークリーの手帳も使用しています(外出時には、マンスリー手帳しか必要ないので、少しでも荷物を軽くするためにウィークリー手帳は分けています)。

自分の予定には、外出や美容院の予約など具体的に日時が決まっているものの他に、やっておきたい家事や予防注射の予約電話をかけるなど、1週間の間にできれば良いものがあります。

それらは週末にウィークリーの手帳に書いて、1週間の予定を立てています。

マンスリーの手帳にある予定を書き写し、週間天気も参考にしながら考えます。

ただ、実際は思うように進まないことが多いので、ゆとりのあるスケジュールを立て、週の途中で修正しながらやりたいことを進めています。

手帳には、食事のメニューについてもメモを。
家族からリクエストがあったり、使い切りたい食材などから、作りたいものが決まっている日だけ記入。

また、育休に入る前は、平日は最低限の家事しかできなかったので、ウィークリー手帳は仕事用に使っていました。
会議などの具体的な予定の他、この日は何をやっておきたいかなどを書き込んでいました。

作り置きと必要な食材の管理

仕事をしていたときは、平日の買い物や調理の時間を減らすため、金曜の夕方に1週間分の食材が届くよう、ネットスーパーで注文し、週末に一気に作り置きを作っていました。

ネットスーパーでの注文は、早朝しか時間が取れず、短時間で行う必要がありました。
通勤電車の中でスマホから注文していたときもありましたが、電波状況が悪いことが多く、誤って人参を3袋注文してしまったことがあったのです。

ノートの左側に作りたいメニュー、右側に必要な食材をメモし、そのメモを見ながら注文を。
メモは、野菜や果物、肉、乳製品など、ネットスーパーのカテゴリー別に分けて書いておくと、スムーズに注文ができます。

夫との情報共有にスマホのアプリを活用

夫との情報共有のためには、こまめにコミュニケーションを取るのがいちばんですが、十分な時間が取れないのが現状です。

そのため、大事なことは直接伝えることを忘れないようにしつつ、スマホのアプリを活用しています。

カレンダー

夫との情報共有は、iPhoneに入っているカレンダーアプリを利用。

予定はそれぞれが入力してお互い見られるようにしています。

カレンダーは複数作成して、一覧で見ることが可能。そのため、「家族」「仕事」「私」など複数作成して、「家族」だけ夫と共有することもできます。

メモ帳

長女の爪を切る、作り置きの下ごしらえをしたいなど、カレンダーアプリに入れるほどではないけれど、夫と共有しておきたいことがあれば、iPhoneのメモ帳の、夫と共有しているページに書き込んでいます。

友達を探す

iPhoneの「友達を探す」アプリで、夫とお互いに位置情報を共有。

ただし、このアプリは、夫婦のどちらかが、位置情報を知られるのに抵抗がある場合、ストレスになりそうなので使わないほうが良いと思います。

私は、夕食の片付けをするときに、夫がどこにいるか調べています。

まだ会社にいて遅くなりそうなら片付けを終わらせて先に子どもたちと寝たり、間もなく帰宅しそうであれば、冷蔵庫に入れてある夕食をレンジで温めるなどしています。

LINE

聞きたいことや伝えておきたいことがあるときは、後回しにすると忘れてしまうので、すぐ夫にLINEを送ります。LINEだと伝わりづらい内容の場合は、もちろん直接話すようにしています。

夫からは、ときどき夕食のリクエストが。できるときだけ対応しています。

書類の整理

おっくうだったファイリングをファイルボックス収納へ

結婚当初は100円ショップのクリアファイルにファイリングしていました。
しかし、クリアファイルの該当のポケットを探して書類を差し込むことはとても面倒でした。

だからでしょうか、書類が山積みになってから、気合いを入れて一気に片付けることに…。

また、保管期間が過ぎた書類も、いちいちポケットの中を探す必要があり、常に不要な書類が溜まっている状態でした。

マイホームへの引っ越しを機に、ファイルボックスの中をペーパーホルダーで仕切って、書類を整理する方法に変更。
クリアファイルをいちいちめくる必要がなくなり、かなり整理が楽になりました。

見た目もスッキリし、一見わかりやすく整理されているように感じていました。
しかし、書類が山積みになってから処理する流れは変わりません。

分類がざっくりしていたため、どの書類がどのホルダーに入れるべきなのか、はっきりとわからないものが多く残ったからです。
「その他」ホルダーも作っていましたが、その他に入る書類も多すぎました。

また、各ホルダーの中は、使用する可能性がある最新のものと、保管しておけば良い古い書類が混在していました。
そのため、年末調整や確定申告などで書類が必要になった際、探すのが大変でした。

ファイルボックスの中の分類を徹底見直し

産休に入ったのを機に、書類を徹底的に整理することに。
出産前にどうしても書類整理を終えたいと考えていたので、休みに入ってすぐの2週間ほどは、毎日書類と格闘していました。

整理のときに意識したのは以下の5つです。

1.家中のすべての書類を1か所に集める(ほんの一部例外あり)。
2.誰が見てもわかるように明確に分類・収納する。
3.どこに何を保管するのか迷うことがないほど細かく分類する。
4.保管期間などが決まっている書類は「半年保管」など期限も明確に書く。
5.保険など有効期限が決まっているものは「〇年〇月〇日まで」など、期限も記載する。

まず、「家族」「夫」「私」のファイルボックスを準備。

その中を「領収書(半年保管)」「電気料金(1年保管)」「保険」「固定資産税」などラベリングしたペーパーホルダーで分類しました。
この時点で、保管先の迷いがなくなるよう、細かく分類しました。それでも迷う書類用に「その他」のホルダーも作りました。

ペーパーホルダーの中は、必要に応じてさらにクリアフォルダーで分類しました。

例えば、「保険」のペーパーホルダーの中は、保険の種類ごとにクリアフォルダーで分類し、「〇〇保険(〇年〇月〇日まで)」などラベリング。

税金の納付書など、確定申告で使い終わっても捨てるかどうか迷うものは、クリアフォルダーで「古いもの」として分類しました。

整理をしてからは、書類の出し入れに迷うことがなくなりました。
完成形は、下記のInstagramリンクから見ていただくことができます。

取説の管理

取説は保証書と一緒に、取説用のファイルを使って整理。
取説専用のファイルを使わなくても良いと思いますが、本棚でぐにゃりと立たなくならないように、表紙が固くしっかりしたものが良いと思います。

繰り返し見るような取説はほんの一部のうえ、ホームページやアプリで見られる取説も多いので、思わずほとんどを捨ててしまいたくなります。

しかし、リサイクルショップに売るときやバザーに出すときは、付属の取説があった方が良いと思うので保管しています。

取説には、お手入れ方法やその頻度が詳しく書かれていることが多く、見返すと新たな発見もあるので、たまに保証書の期限確認を兼ねてファイルをチェック。

保証書は期限が切れたらすぐに捨てるようにしています。

子どもの絵

家で描いた絵や折り紙

子どもの絵や折り紙などは、専用の箱を用意してまとめています。
長女は、お絵かきや工作が好きなので、箱はすぐにいっぱいに。

箱がいっぱいになってくると、箱の中身を全部出して、捨てるものと一時保管するものに分類を。

この作業は、長女に内緒で紙ごみの回収日の前日に行っています。

本当は長女と一緒に片付けるべきだと思うのですが、できていません。

一時保管するものは、一旦クリアホルダーに挟んでおきます。

長女が作ったばかりのものやお気に入りのものは箱に戻します(そうしておかないと、捨てたことに気づかれて叱られるので……)。

一時保管したものがたまってくると、クリアホルダーからすべて出し、特によく描けたものを殿堂入りとしてクリアファイルにファイリングし、その他は紙ごみへ。

保育園で作った作品

保育園で作った立体の工作や、年度末に持ち帰ってくる作品集も、以前は保管していました。
しかし、量が増えてくるにつれ、保管場所の確保が難しくなってきました。

とてもかわいらしく、捨ててしまうのはさみしいので、すべて写真に撮り、フォトブック(スマホのアプリで注文できるものを利用しています)にしてから処分することにしました。

写真の整理

家族の写真

スマホやカメラで撮影した写真は、以前は思いついたときに整理していました。大量なのでとても大変でした…。

そのため、毎月15日になったら、前月の写真を整理するとルールを決めました。

15日に、スマホやカメラのデータをPCに取り込んで、DVDに焼いています。また、DVDに焼くときには、いつの写真かわかるように、「201711」「201712」など、年月を名称にしたフォルダーに分類。

DVDに焼いた後は、スマホやカメラの中のデータは消去しています。

お気に入りの写真は、プリントし、アルバムに入れています。

アルバムはスリムで大量に収納できる、無印良品のものを使用。

コメントなどを書くスペースがないので、子どもの初めての寝返りの瞬間の写真など、説明を加えておきたいものは、ふせんに書いて、写真と一緒に入れています。

また、アルバムは子どもたちそれぞれのものは作らず、家族共有のものにまとめています。

アルバムの背表紙には「2016~2017お食い初め、高尾山、運動会」など、年度とざっくりとした内容をラベリングしています。

結婚前の写真

夫と私の子ども時代から結婚するまでのそれぞれの写真も、同じ無印良品のアルバムに入れています。
夫の写真はとても少なく、アルバムに入っていないものがほとんどだったので、結婚したころにすぐに入れました。

一方私の写真は、分厚いアルバムが20冊近くありました。
しかも恥ずかしい話ですが、実家に置きっぱなしにしていました。

これも育休中に実家から引き取って片付けなくてはと思い、帰省のタイミングで持ち帰ることに。

幼少期の古いアルバムは、劣化してボロボロで、開くたびにゴミが落ちたり、ページがバリっと外れたりする状態でした。
すべてデータ化して処分することも考えましたが、そこまでは思い切ることができませんでした。

そのため、すべての写真を必要かどうか見直しながら、無印良品のアルバムに入れなおすことにしました。

まず、アルバムを年代順に並べ、写真をすべて出しました。母が書いてくれたコメントを捨てるのは忍びないので、コメントの部分は切り取って残すことに。

アルバムは捨て、不要な写真(ピンボケ写真、似たような写真、色あせた写真など)も捨てました。

あとは切り取ったコメントと一緒に、順番にアルバムに入れました。分厚い古いアルバムから、無印良品のスリムなアルバムに収納しなおしたことで、かなりスッキリしました。

読んでくださり、ありがとうございます。
良い一日になりますように。

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